Wann erfolgt die Provisionsgutschrift?

Während das Affiliate-Modul die Provision in Echtzeit, also im Moment der Bestellaufgabe vormerkt, erfolgt die bestätigte Gutschrift zeitversetzt. Erfahren Sie die berechtigten Gründe hierfür und wie Sie die Konfiguration Ihren Vorstellungen bzw. den marktüblichen Begebenheiten Ihres Onlineshops entsprechend anpassen.

Zeitpunkt festlegen

Den Zeitpunkt, wann die vorgemerkte Gutschrift in Abhängigkeit vom Bestell-Status zur bestätigten wird, legen Sie im Menüpunkt Optionen des Affiliate-Programms im Gambio-Admin-Menü fest. Wenn Sie das Affiliate-Modul zunächst testen möchten, empfiehlt sich, an dieser Stelle „0“ oder „1“ einzutragen. Auf diese Weise sparen Sie sich lange Wartezeiten auf die endgültige Buchung und anschließende Tests der Auszahlungsfunktion.

Für den Betrieb des Partnerprogramms in der Praxis wählen Sie als Zeitpunkt einen Wert, ab dem üblicherweise keine Stornierung der Bestellung mehr eintritt. Das kann das Ende der Widerrufsfrist sein oder beispielsweise Fristen für die Rückbuchung von Lastschriften.

Als Status wählen Sie das sinngemäße Äquivalent zu abgeschlossen. Bei Gambio ist das standardmäßig Versendet.

Warum der Unterschied?

Durch die Erläuterung zur Festlegung des Zeitpunkts sollte die Notwendigkeit des zeitlichen Unterschieds zwischen Vormerkung und endgültiger Verbuchung bereits deutlich geworden sein. Bestätigtes Guthaben können sich die Partner auszahlen lassen, vorgemerkte Provisionen noch nicht.

Die Alternative zur zeitversetzten Gutschrift wäre, eine stornierte Bestellung in Form von nachträglich stornierter Provisionsgutschrift an den Partner weiterzureichen. Zum einen würde das beim Partner wohl mehr Unzufriedenheit auslösen als das Warten auf die Bestätigung. Zum anderen aber stellen Sie sich vor, der Partner hätte sich das Guthaben einschließlich der zu stornierenden Provisionsgutschrift bereits auszahlen lassen. Eine Rückabwicklung wäre unter diesen Umständen kaum möglich.

Berechnung der voraussichtlichen Gutschrift

Da Partner gegebenenfalls Kenntnis davon haben, dass ein von ihnen vermittelter Kunde eine Bestellung getätigt hat, erscheint diese auch in Echtzeit im Login-Bereich. Sie geht sowohl aus den Diagrammen als auch der Anzahl Bestellungen warten auf Bestätigung hervor. Letzteres zeigt mittels Aufklapp-Funktion das Bestell-Datum, die Provisionshöhe sowie von Ihnen zur Einsicht freigegebene Daten des Kunden.

Zur transparenten Darstellung der unterschiedlichen Stadien gegenüber den Partnern, sehen diese zudem ein voraussichtliches bzw. ein frühestmögliches Datum der Provisionsgutschrift. Vermutlich ahnen Sie es bereits:

• frühestens
  Die Bestellung hat noch nicht den Status (z.B. versendet), der für die endgültige Buchung der Gutschrift erforderlich ist. Würde sie diesen noch heute bekommen, würde aus dem frühestens unter Beibehaltung des angezeigten Datums ein voraussichtlich werden. Das angezeigte Datum ist also das heutige Datum plus die Anzahl Tage, wie im Admin-Menü hinterlegt.
• voraussichtlich
  Die Bestellung hat bereits den für die Gutschrift erforderlichen Status und der Countdown läuft. Das Wort „voraussichtlich“ ist in diesem Fall die Kurzform von „sofern sich der Bestell-Status bis zu diesem Datum nicht noch einmal ändert“.

Im Übrigen wirkt sich jede Änderung des Bestell-Status auf die Frist aus. Wenn Sie also beispielsweise ein Limit von 21 Tagen definiert haben, 3 Tage vor Ablauf der Frist den Bestell-Status von versendet in offen und gleich wieder auf versendet schalten, beginnt die 21-Tage-Frist von neuem.

Buchung der bestätigten Gutschrift

Nun steht weiter oben im Text geschrieben, die tatsächliche Buchung der Gutschrift würde automatisch erfolgen. Das ist so nicht ganz richtig, denn die Buchung erfolgt zwar ohne Ihr explizites Zutun im Hintergrund. Für den Auslöser dieser Automatik sind Sie als Administrator Ihres Onlineshops aber dennoch verantwortlich.

Das Affiliate-Modul prüft bei zwei Gelegenheiten auf die ausstehende Bestätigung von Gutschriften und nimmt diese im positiven Fall vor:

1. beim Login in den Adminbereich Ihres Shops und
2. beim Aufruf des Affiliate-Programms innerhalb der Gambio-Administration

Während erstgenannter Punkt dem alltäglichen Umgang mit dem Shop, z.B. durch Zugriff auf Kundenbestellungen etc. Rechnung trägt, ist zweitgenannter Fall insbesondere für Tests vorgesehen. Sie können auf diese Weise Test-Bestellungen tätigen und durch Aktualisieren einer Partnerprogramm-Seite im Admin-Menü die Bestätigung der Gutschrift selbst auslösen.